Безопасный документооборот. Цифровая подпись - Натибс - Информационный журналНатибс — Информационный журнал

Безопасный документооборот. Цифровая подпись

Опубликовано:     Метки:      Дата:  Май 17, 2012  |  Нет комментариев


Эффективность организации делопроизводства обеспечивают два направления:
•увеличение экономичности-
•повышение содержания информации.
Эти два направления непосредственно связанны между собой.
Цель оптимизации документооборота – его улучшение в соответствии с потребностями управления и снижение временных затрат.
Оптимизация включает пять шагов:
•обследование предприятия-
•описание имеющегося документооборота-
•анализ —
•выбор системы ЭД-
•переход на ЭД.

Переход организации на ЭД позволяет главным образом исключить ошибки при осуществлении операций с документами.

Безопасный документооборот. Цифровая подпись

А также ЭД помогает сохранить временные и человеческие ресурсы.
Электронный документооборот позволяет осуществить весь спектр операций, сохранить документацию.
Основным понятием в любом ЭД является электронный документ. Электронная подпись — это средство защиты электронных документов, аналог оригинальной ручной подписи, реквизит электронного документа.
Подлинность подписи подтверждается законодательством Российской Федерации и соответствующим законом «Об электронной цифровой подписи», принятым в 2002 году.
Подлинность подписи проверяется автоматически с помощью системы ЭД. Для того чтобы подписать соответствующий документ, обладателю электронной подписи надо всего лишь установить в дисковод дискету, в которой есть закрытый ключ, и щёлкнуть мышкой на экране компьютера.
Электронная подпись получается благодаря криптографическому преобразованию информации. Процесс этот достаточно сложен, а делопроизводство с использованием подписи достаточно просто и не зависит от навыков владения ПК.
При использовании клиентом такой подписи почти исключается возможность подделки документов, сокращается время на подписание и оформление договоров- процедуры подготовки, доставки и хранения документов становятся более совершенными.
При возникновении всевозможных разногласий и споров, доведении подобных дел до суда документы с такой подписью будут иметь полноправную юридическую силу. Принадлежность подобной подписи легко и неоспоримо доказывается, она обладает свойством неотказуемости, что означает, что никто не может от неё отказаться.
В случае увольнения какого-либо сотрудника с предприятия, обладавшего подобной подписью, она аннулируется, и он больше не сможет её использовать. Руководитель должен заявить об увольнении в удостоверяющий центр об аннулировании подписи. Подпись вноситься в лист отмены сертификатов.
Несмотря на свою надёжность, подобная система, как и все остальные электронные приложения интранет, может быть взломана. 
Подпись может быть подделана только в случае неправильного хранения закрытого ключа ее владельца.
Основными видами электронной подписи являются простая и усиленная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Для изготовления электронной подписи юридические лица должны предоставить:
•подписанное заявление из удостоверяющего центра-
•свидетельство о гос. регистрации юридического лица-
•копию паспорта.
Для изготовления электронной подписи физические лица должны предоставить:
•копию паспорта-
•подписанное заявление из удостоверяющего центра.
Документы с электронными подписями хранятся в базе корпоративного портала организации.



Об авторе